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文档企业微软张柏舟:2007 Office并非刻意改变用户习惯

  自从微软宣布2007 Microsoft Office system beta 2可下载2个月内,已经有超过300万的用户下载了该软件,这一数据充分证明了该产品是微软历史上最受欢迎的测试版本。与此同时,在众多试用用户中也传出了这一版本大幅改变了使用界面,导致用户无法适应新操作习惯的消息,招来种种非议。


  究竟2007 Microsoft Office system是否强制改变用户使用习惯的情况?对于微软而言,这款产品的战略价值又在哪里?用户们会不会因为被强制改变使用习惯而拒绝使用这款产品?带着这些问题,Chinabyte走访了微软公司2007Office的研发团队,希望从中可以找到答案。


  优秀的企业是要员工最有效率


  微软公司信息工作者业务群中国及大中华区总监张柏舟向Chinabyte首先介绍了2007 Microsoft Office System的核心信念。


  第一个信念,员工是企业最重要的资本,最优秀的企业是能够让它的员工最有效率。可能听起来这个是非常明显的,但是如果观察今天的一些中国企业,很多的都没有提供很好的条件让员工有效地工作。之前看起来这个不是非常重要的,因为很多中国的企业能靠它们的低成本,或者对本地市场的认知来竞争。


  张柏舟说:“我在麦肯锡工作的时候,我们经常跟一些客户谈到提高生产力,说老实话,经常没有共鸣,其实这个也是非常能够理解的,也有一些道理,因为如果员工的成本很低的话,那么其实生产力对整个的成本没有非常大的影响,提高生产力也不一定会降低成本。因为有些企业,特别是国企,不管它们的工作效率多么高,它们还是要雇佣员工。这些企业也不一定非常在乎提高工作效率。”


  今后这些态度一定要改变,中国的企业今后也要进步,他们的员工也要提高他们的工作效率。为什么?第一,今天竞争越来越激烈,特别是国外企业现在来到中国,把他们的运营带到中国,现在用一个同样的低成本的基础;第二,他们已经来到中国,已经习惯了中国的环境,戴尔在中国好几年学了很多课程,所以说今后中国的这些企业的这些优点可能没有那么明显了;第三,投资者对于利润的提高以及增长更加苛。


  处于这些压力下,低成本的优势不那么强。如果大家都有同样的低成本,而且都明白怎么样在这个市场竞争的话,这些竞争的因素会改变。我们认为以后竞争的因素是要靠快速、创新还有战略的洞察力,这些因素会越来越重要,今后也会更大程度上决定谁会赢得市场,并保持基业常青。


  哪些企业让他们的员工最有效率,最创新,反应最快,让他们做最好的决定,因为他们有他们需要的资料,这样的公司会赢。


  外部环境与“2003”已经明显不同


  张柏舟认为,我们今天工作的世界与微软三年前发布2003的版本相比,情况已经完全不同。


  今天越来越多的中国企业在跟外国的客户、供应商或者合作伙伴做生意,同时也看到,前两三年有一些比较优秀的中国企业在外国做一些合并、订购的交易,他们收购了一些国外的业务,他们也在学习怎么样为一个全球的企业跨时区、跨地域管理。也有越来越多的中国企业考虑在外国上市,获得一些外国的资金,这样的话他们也需要跟一些外国的投资者沟通、合作。不管他们在什么地方,香港、纽约还是伦敦,要想办法跟他们交流。这个也不一定要坐飞机跑来跑去,应该有其他的办法能够帮我们工作。


  此外,技术在人的生活当中也越来越重要,特别是移动手机。今天中国有超过4个亿的移动用户,就是每一个信息工作者都有一个手机,所以不管他们在什么地方、什么时候,他们能互相联系。问题是怎么让这个连接促进他们的工作,让他们的工作更加容易,更加有效。宽带在公司里也是越来越普遍,所以我们的邮电、信息越来越多,如果没有很好的工具的话,的是烦死了,因为要找出一些你需要的工作真的太困难了,会影响工作还有生活的质量。


  现在中国企业跟很多优秀的咨询公司,像麦肯锡或者自己在外面招一些经理人,在外企设计系统化的管理流程,让他们更加专业化。另外,有些企业找外经,还有一些外国的合作伙伴、客户,他们发现国外的一些政府、投资者、客户要求让决策、内部管理流程都更加透明。


  微软相信技术能够帮助人们克服全新的工作世界的挑战!获胜的企业是能够发现新的方式,让他们的员工用一些工具,包括IT,来挖掘他们的员工的潜能。就包括,第一让他们跟其他人的沟通、合作更有效;第二,帮他们管理信息,所以他们能够更地得到他们真正需要的一些洞察力并支持他们的决定;第三,简化流程,并让企业更有获利以及责任感。


  现在经常会看到报纸说,又有一些白领因工作过度劳累而衰竭死了,有很多人说有这种亚健康,但是企业的领导经常说,你要把文档做的再漂亮一点,我要给我的投资人看,我要给我的客户,我的合作伙伴看,你要再快一点,怎么办?微软的看法是,你不要花时间再做低价值的工作,我要你省出来时间去做什么,做有高峰值的性的工作,你的竞争优势来自那里,你把你头脑的东西变成真正的价值,微软工具软件是帮助你把你的头脑东西花多一点去思考,而不是去美化一个文档,这是我们改变用户界面最大的一个想法来源。


  揭密Microsoft 2007 Office


  Chinabyte:新的Microsoft Office 用户界面的主要好处在哪里?


  张柏舟:新的Microsoft Office UI 将帮助用户更快更轻松地实现他们所期待的结果。此外,因为新的UI能帮助用户更充分地使用应用中丰富的功能,他们因此能更快地实现更好的结果。


  Chinabyte:第二个问题是关于安全的问题,现在WORD文档经常在邮件当中发送,有没有什么更好策略防止病毒。除了刚才你讲的里面又有带宏命令存出来后来之后的格式名会有所不同,有没有其他更好的一些办法?


  张柏舟:关于文档的安全性,首先第一个说,我们在整个系统里面提供不同的文档格式,其目的就是要区分不同文档的使用权限,或者说它的运行安全级别。这一点在OFFICE还有在Vista里面都有非常详细的细分,可以帮助我们抑制病毒,或者说恶意代码所带来的危害。第二个就是说OFFICE本身在安全性上有很多的增强。比如首先第一个在这大家看到的是能够存成不同的格式,就是Docm是带宏的文档,包括你可以看到PPTM,是PPT里面带宏的,模板你也可以存成带宏的方式,他是有区别的。


  其次在我们提供了消息权限保护的技术,他实际上是给予证书的数字签名技术和数字加密技术,他是给予对称密钥和非对称密钥算法的。其次我们可以通过在这加数字签名,通过改变文档的状态等等,可以对这个文档进行一系列的认证。这样的话,当其他的用户收我的文档的时候,可以通过察看签名的标签,来判断这个文档是不是安全,中间有没有被篡改过, 这些方面实际上我们也很强调一点,就是整个文档生命周期的管理。不光OFFICE是在客户端上,包括在我们SharePoint服务器上,都有一个整个的文档生命周期管理。从它的创建,到审批的流程,到最后的确认签署,然后最后这个文档的追踪,还有到这个文档过期的时候,我们要把它淘汰掉,这一系列的流程在整个2007 Office都照顾的非常周到。


  Chinabyte:为什么重新设计Microsoft Office system的菜单和工具栏?


  张柏舟:随着我们加入了更多的功能,用户发现在Microsoft Office system越来越难以找到相关的软件功能。比如,word 1.0 提供了100个命令,并且用户可以在菜单中看到所有所能完成的任务。与此比较的是,Office Word 2007 中提供了超过1500个命令。我们之所以重新设计整个菜单和工具栏就是希望所有的命令能让您“触手可及”。


(责编:徐亚楠)


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